Читальный зал


Читальный зал ГКУ АО «ГААО» входит в состав отдела обслуживания пользователей читального зала и научно-справочной библиотеки.

Читальный зал располагает 10 посадочными местами для работы с архивными документами, печатными изданиями и научно-справочным аппаратом к документам в традиционной форме, 1 местом для работы с фондом пользования (микрокопии) и 1 автоматизированным рабочим местом для получения доступа к открытым информационным ресурсам ГКУ АО "ГААО".

При читальном зале действует научно-справочная библиотека, фонд которой насчитывает более 50 тыс. экземпляров книг, свыше 1500 подшивок газет и 250 карт.

Ежегодно в читальный зал архива обращаются  200-250 пользователей; посещаемость составляет 1200-1600 посещений в год.

На основании инструкции «О порядке работы с представителями иностранных государств»  (Утверждена директором ГКУ АО «ГААО» 19 декабря 2012 г.), иностранным гражданам необходимо не позднее, чем за 14 календарных дней известить архив в письменном виде о сроках командировки, теме, хронологических рамках, цели исследования и предоставить контактную информацию и паспортные данные.

РЕЖИМ РАБОТЫ

Для пользователей из г. Астрахани

Понедельник - неприемный день

Вторник- четверг: 8.30 - 12.00; 13.00 - 16.30

Пятница: 8.30 - 12.00

Последняя пятница каждого месяца - санитарный день

Для иногородних пользователей

Понедельник -  четверг: 8.30 - 12.00; 13.00 - 16.30

Пятница: 8.30 - 12.00; 13.00 - 15.30

 

Работа читального зала ГКУ АО «ГААО» организована в соответствии со следующими документами:

Порядок использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах Российской Федерации (Приложение к приказу Минкультуры России от 3 июня 2013 г. № 635.  Зарегистрирован в Минюсте РФ 14.11.2013. Регистрационный № 30386).

Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук» (утверждены приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 г. № 19)

Методические рекомендации ВНИИДАД «Обеспечение доступа пользователей к документам государственных и муниципальных архивов Российской Федерации и организация пользования ими» (М., 2009)

Все пользователи обладают равными правами доступа к документам архива. Пользователь имеет право использовать, передавать, распространять информацию, содержащуюся в предоставленных ему архивных документах, а также копии архивных документов для любых законных целей и любым законным способом. Плата за работу с документами не взимается.

Порядок допуска пользователей в читальный зал ГКУ АО «ГААО»

Пользователи, ведущие научную работу или выполняющие служебные задания, допускаются в читальный зал ГКУ АО «ГААО» для работы с архивными документами на основании официальных писем от организаций, компетентных в тематике исследований. Письмо оформляется на бланке и подписывается руководством организации.

Отдельные граждане, ведущие научную работу по личной инициативе или занимающиеся генеалогическим поиском, допускаются к работе над документами по личным заявлениям на имя директора архива. Граждане, работающие с фондом научно-справочной библиотеки архива, допускаются к работе с печатными изданиями по личным заявлениям на имя директора архива.

В случае отсутствия свободных мест в читальном зале, директор архива имеет право временно ограничить допуск исследователей данной категории в читальный зал, а также сроки и количество выдаваемых им архивных документов.

В официальных письмах или личных заявлениях указываются фамилия, имя, отчество пользователей, должность, ученое звание, ученая степень, тема, цель и хронологические рамки исследования.

Разрешение на работу в читальном зале выдается директором архива в виде резолюции на письме или личном заявлении.

Пользователи, обратившиеся в читальный зал, должны иметь при себе паспорт. Пользователи в обязательном порядке знакомятся с «Порядок использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах Российской Федерации», заполняют анкету пользователя.

Порядок выдачи архивных документов, справочно-поисковых средств, печатных изданий, копий фонда пользования (микрокопии)

Единовременно пользователю могут быть выданы описи дел 5 фондов. Норма выдачи в день составляет не более 5 ед. хр. (дел) из фондов ИСТАРХа, не более 10 ед.хр. (дел) из фондов АОРа, не более 10 ед. хр. микрокопий фонда пользования. Единовременная выдача печатных изданий из фонда НСБ составляет не более 1-2 подшивок газет, 1-2 карт, 10 наименований книг и брошюр.

По объективным причинам, связанным с изменением условий хранения, количество выдаваемых дел по решению руководства архива, может быть ограничено.

Сроки выдачи дел из архивохранилищ зависят от степени сложности заказа, но не превышают 3 рабочих дней со дня оформления заказа.

Дела, печатные издания выдаются на 1 месяц. Особо ценные документы выдаются с письменного разрешения руководства архива на срок до 5 дней. Печатные издания категории «книжные памятники федерального значения» выдаются на срок, не превышающий 10 дней с момента получения.

Подлинники документов, на которые в архиве имеется фонд пользования (микрокопии, фотокопии, ксерокопии), пользователям не выдаются. В исключительных случаях, подлинники могут быть выданы с письменного разрешения руководства архива для изучения особенностей внешнего вида документов, в связи с неисправностью технического оборудования для работы с микрокопиями, наличием у пользователя медицинских противопоказаний для работы с микрокопиями.

В читальный зал не выдаются документы не прошедшие научно-технической обработки.

 Отказ или отсрочка в выдаче дел допускается в случаях:

  • неудовлетворительного физического состояния документов;
  • при приеме документов на постоянное хранение;
  • необходимости выполнения служебных заданий сотрудниками архива (справочная работа, тематическая разработка фонда, усовершенствование или переработка описей фондов, реставрация документов, изготовление страхового фонда и пр.);
  • экспонирования заказанных материалов на выставках;
  • выдача дел другому пользователю;
  • выдача дел и документов во временное пользование юридическим и физическим лицам - фондообразователям, их правопреемникам или по запросам сотрудников органов государственной власти, государственных органов и организаций, органов местного самоуправления; судов, органов прокуратуры, органов предварительного следствия, органов дознания - по делам, находящимся в их производстве;
  • запрещений, ограничений на доступ к архивным документам, установленных в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации (документов, содержащих государственную, коммерческую, служебную, профессиональную, семейную, личную тайну); другую конфиденциальную информацию, в случае обнаружения которой субъекту персональных данных может быть нанесен моральный вред, материальный, физический ущерб;
  • ограничений на использование документов, установленных фондообразователем или его законными наследниками, или договором ГКУ АО «ГААО» с фондосдатчиком при передаче документов на государственное хранение.

Порядок копирования документов

ГКУ АО «ГААО» осуществляет по заказам пользователей копирование архивных документов открытого доступа с разрешения руководства архива.

Копирование документов для пользователей производится на основании заполненного заказа на копирование. При оформлении заказа обязательно указываются: фамилия, имя, отчество пользователя, тема исследования, основание для допуска к работе с архивными документами, характер использования копий архивных документов, поисковые данные и краткое описание документов. При копировании большого количества документов к заказам дополнительно составляется их перечень.

Виды изготавливаемых копий (копии на бумажной основе, микрокопии, фотокопии, копии на электронных носителях) устанавливаются руководством архива с учетом технических возможностей и физического состояния документов.

Копирование документов осуществляется после оплаты счета учреждением или пользователем за изготовление копий согласно действующему  в ГКУ АО «ГААО» прейскуранту цен.

Не производится копирование документов, находящихся в неудовлетворительном физическом состоянии, и в случаях, когда копированием может быть нанесен ущерб их физической сохранности. С документов плохой физической сохранности разрешается делать машинописные, фото- и микрокопии с материалов фонда пользования, но не с самих подлинников.

Решение о копировании особо ценных и уникальных документов, а также документов из дел, требующих расшивки или реставрации, в каждом отдельном случае принимается  руководством архива.

Не производится копирование в полном объеме неопубликованных каталогов, картотек, баз и банков данных, других архивных справочников. Допустимые объемы копирования согласуются с руководством архива в каждом конкретном случае.

В исключительных случаях при отсутствии технических средств  у архива допускается копирование документов техническими средствами пользователей (фотоаппарат, видеокамера, сканер). Данное копирование производится только с разрешения руководства архива в помещении архива и под контролем сотрудников читальных залов.

Ответственность за качество копирования документов, проведенное техническими средствами пользователя, ГКУ АО «ГААО»  не несет.

Не допускается использование пользователями сканирующих устройств  планшетного и протяжного типа, вспышек и иных устройств, предназначенных для повышения уровня поверхности переснимаемых документов при фото- и видеосъемке.

При самостоятельном проведении копирования архивных документов с помощью цифровой аппаратуры пользователь передает ГКУ АО «ГААО» электронные копии архивных документов для формирования Фонда пользования и (или) использования копий по усмотрению архива.

Пользователям читального зала

Порядок использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах Российской Федерации (Приложение к приказу Минкультуры России от 3 июня 2013 г. № 635)

Образец письма учреждения (организации, предприятия и т.п.), направляющего пользователя для работы с архивными документами в читальном зале ГКУ АО «ГААО»

Форма заявления пользователя о допуске к работе с архивными документами в читальном зале ГКУ АО «ГААО»

Форма заявления пользователя о допуске к работе с фондом НСБ ГКУ АО «ГААО»

Форма анкеты пользователя читального зала ГКУ АО «ГААО»

Форма заявления пользователя об оформлении сопровождающего лица (помощника, переводчика) при работе с архивными документами в читальном зале ГКУ АО «ГААО»